در زندگی پر مشغله امروزی استفاده بهینه از زمان برای بسیاری از افراد ضروری و در عین حال دشوار است. مدیریت زمان باعث می شود که در زمینه شغلی و تحصیلی برنامه ریزی درستی داشته باشید و احتمال رسیدن به موفقیت افزایش یابد.و باعث پیشرفت در اهداف شخصی می شود و با برنامه ریزی و مدیریت زمان صحیح، مسیر رسیدن به اهداف مشخص می شود.کمبود زمان به دلیل عوامل مختلفی پیش می آید که می توان به موارد زیر اشاره کرد:

-         داشتن رویاهای غیرمنطقی

-         اهمال کاری و ناتوانی در تصمیم گیری

-         عدم مهارت در اولویت بندی کارها

-         واگذار نکردن کارها به دیگران

-         نداشتن برنامه ریزی صحیح و درست

و کسانی که با کمبود وقت مواجه می شوند چون کارشان به درستی پیش نمی رود اعصابشان خورد شده و دچار ناراحتی روحی و روانی می شوند و فشار روانی و استرس باعث می شود که بازدهی کارشان کاهش یابد.به همین دلیل باید با راه های مدیریت آشنا شوید.یکی از روش هایی که بازدهی فردی را به حداکثر می رساند و استفاده ای بهینه از زمان می کند تکنیک پومودورو می باشد.در ادامه به مطالعه تکنیک پومودورو می پردازیم که امروزه در جهان طرفداران زیادی دارد و بسیار مورد استفاده قرار می گیرد.

تعریف مدیریت زمان

مدیریت زمان چیست؟ به معنا آن است که برنامه های خود را به گونه ای زمان بندی و سامان بندی کنید که بتوانید بیشترین بهره وری را داشته باشید به عبارت ساده تر زمان را به بهترین حالت ممکن بین کارهایتان تقسیم بندی کنید تا بتوانید کارها با کیفیت خوب به اتمام برسانید.بعضی اوقات با زمان کمی رو به رو می شوید در حالی که کارهای شما روی هم انباشته شده است و بسیار زیاد است.تقسیم بندی زمان به شما کمک می کند که کارهای خود را به خوبی و هوشمندانه انجام دهید و از زمان اندک خود بهترین استفاده را داشته باشید.

اهمیت مدیریت زمان چیست؟

مدیریت کردن زمان اهمیت بسیاری دارد و برخی از این اهمیت ها در ذیل ذکر شده است:

1. اگر زمان را به درستی مدیریت کنید کارهایتان بازدهی عالی خواهد داشت و موجب افزایش بهره وری و کارایی می شود.
2. کاهش استرس،چون کارها به موقع انجام می شود و طرف حرص نمی خورد.
3. استفاده عالی از موقعیت ها و فرصت ها و امکان افزایش پیشرفت و موفقیت
4. بالارفتن اعتماد به نفس،چون کارها به موقع انجام می شود فرد از کارهایش راضی و خشنود است.
5. اگر نتواند زمانی را به درستی مدیریت کند آثار نامطلوبی دارد و باعث استرس و فشار روانی می شود.
6. وجه خاص و حرفه ای در تحصیل و شغل
7. 1.     اهداف غیر واقعی
8. 2.     عدم مدیریت زمان به دلیل عدم مهارت در اولویت بندی
9. 3.     واگذار نکردن کارها به دیگران

دلایل کمبود زمان

اگر شما همیشه با کمبود وقت مواجه می شوید و نمی توانید به خوبی زمان را مدیریت کنید احتمالا با یکی از دلایل کمبود زمان رو به رو هستید که در زیر بیان شده است:

بسیاری از افراد رویاپرداز هستند و هدف هایی در سر دارند که در توان آن ها نیست و هر چند برای این اهداف زمان داشته باشند باز هم به نتیجه نمی رسند پس افراد باید توانایی هایی خود را در نظر بگیرند و با محدودیت زمان آشنایی داشته باشند تا بتوانند اهداف خود را انتخاب کرده و به آن ها نظم بدهند در غیر این صورت و حجم زیادی از کارها رو به رو می شوند که جز سردرگمی چیزی برای آن ها ندارد.و در نهایت با کمبود وقت مواجه می شوند.

امروزه مشغله ها زیاد است و افراد نمی رسند همه کارها را انجام دهند و بسیاری از افراد هستند که وقتی کارها روی هم انباشته می شود سردرگم می شوند و توانایی اولویت بندی در کارها را ندارند در نتیجه با کمبود وقت مواجه می شوند. اگر آن ها مهارتی در اولویت بندی کارها داشته باشند می توانند زمان خود را تقسیم بندی کنند تا به راحتی کارها را به اتمام برسانند.

گاهی اوقات بهتر است برای اینکه کارها به بهترین صورت انجام گیرد هر کار را به شخص خاصی بدهیم و کارها را بین افراد تقسیم کنیم. این تقسیم کار باعث می شود که زمان به خوبی مدیریت شود و کار با کیفیت انجام شود. اما بعضی اوقات پیش می آید که در هنگام تقسیم بندی کار ،اشتباه کرده ایم و کار موردنظر را به فردی سپرده ایم که توانایی انجام آن را را ندارد و وقت و زمان زیادی را هدر داده است.در نتیجه بهتر است هر کار را به فردی که در آن زمینه تخصص داره محول کنیم.

1. 4.     اهمال کاری
2. 1.     اهداف خود را به گام های کوچک تقسیم کنید
3. 2.     برنامه ریزی کردن
4. 3.     ناتوانی در حفظ تمرکز برای طولانی مدت
5. 4.     مدیریت زمان ، استفاده از تایمر 25 دقیقه ای

یکی از مهم ترین عواملی که برای کمبود وقت می توان نام برد اهمال کاری می باشد یعنی طرف زمان خود را هدر می دهد و کارهای فرعی می پردازد و به علت های مختلف کار را به تعویق می اندازد و هنگامی که زمان موردنظر به حداقل رسید شروع به انجام دادن کار می کند و کار را با عجله به اتمام می رساند در حالی که کار کیفیت خوبی ندارد.

تکنیک پومودورو از راه های مدیریت زمان

یکی از رایج ترین روش برای مدیریت زمان استفاده از تکنیک پومودورو می باشد.

تکنیک پومودورو چیست؟ تکنیکی است که زمان مشخص شده را صرفا برای یک تکلیف تقسیم بندی می کند و زمان استراحت در بین بازه های کاری در نظر می گیرد.

اهداف تکنیک پومودورو:

-         بهره گیری از حداکثر بازده فردی هنگام انجام دادن فعالیت ها

-         استفاده بهینه از زمان تعیین شده

-         تاکید بر توانایی فرد در زمینه فعالیت مورد نظر

-         تمرکز داشتن و توجه  به فعالیت

مدیریت زمان ، با تکنیک پومودورو آشنا شوید

یک پژوهشگر و کارآفرین موفق به نام فرانچسکو سیریلو برای اینکه اهداف تحصیلی خود را به خوبی دنبال کند و به موفقیت برسد تکنیک پومودورو را برای مدیریت کردن زمانش ابداع کرد.او یک تایمر به شکل گوجه فرنگی داشت و این تایمر به صورت میکانیکی کار می کرد و زمان را تقسیم بندی می کرد و فرانچسکو با استفاده از زمان تقسیم بندی شده کارش را به خوبی انجام می داد. و اسم تکنیک به معنی گوجه فرنگی در زبان ایتالیایی است.

پایه و اصول تکنیک پومودورو

در تکنیک پومودورو نکاتی وجود دارد مثلا اگر شما برای موضوع و یا تکلیفی زمان محدود در نظر بگیرید خیلی بهتر است و فعالیت را با تمرکز و دقت بهتری انجام می دهید تا اینکه بدون در نظر گرفتن زمان و بدون اینکه دقت کنید چقدر زمان صرف انجام فعالیت شده است شروع به انجام کار کنید. و بهتر است هنگام انجام فعالیت،ذهن خود را بر روی همان فعالیت متمرکز کنید تا بتوانید در زمان محدود ولی با کیفیت انجام دهید اگر چند فعالیت را باهم انجام دهید باعث حواس پرتی می شود و کارایی و نتیجه مناسبی به همراه نخواهد داشت.

مدیریت زمان ،شیوه اجرای تکنیک پومودورو چگونه است

تکنیک پومودورو به صورت زیر اجرا می شود:

اگر یک هدف بزرگ را در نظر بگیرید ممکن است دچار ترس شوید و آرامش کافی برای رسیدن به هدف نداشته باشید. برای مقابه با هراس ایجاد شده باید هدف را به هدف های کوچک تقسیم کنید تا با آسودگی و آرامش خاطر بتوانید برای هدف خود تلاش کنید و در مسیر رسیدن به هدف لذت ببرید و دچاره دلهره و ترس نباشید. و هنگامی که هدف های کوچک به نتیجه می رسد باعث می شود که انگیزه بگیرید و برای رسیدن به هدف بعدی با یک نیرو خاص عمل کنید در نتیجه انگیزه باعث می شود که با تمرکز بهتر و بازدهی بالاتری به هدف نهایی برسید.

قبل از اینکه تکنیک پومودورو را شروع کنید باید تعداد فعالیت هایی که قصد دارید انجام دهید را مورد بررسی قرار دهید و همچنین زمانی را مشخص کنید و بر اساس فعالیت مورد نظر زمان را تخمین بزنید تا بتوانید بهترین زمان را برای فعالیت در نظر بگیرید.

انسان نمی تواند برای یک مدت طولانی تمرکز داشته باشد در اینجا تکنیک پومودورو زمان را به خوبی تقسیم کرده و بعد از هر 25 دقیقه کار و فعالیت زمان استراحتی را در نظر گرفته است.

برای انجام یک فعالیت باید زمان را به خوبی مدیریت کنید برای این کار می توانید از یک تایمر استفاده کنید و آن را برای 25 دقیقه تنظیم کنید و بعد از هر 25 دقیقه فعالیت، 5 دقیقه استراحت کنید و این روند را 4 مرتبه تکرار کنید و بعد 15 الی 30 دقیقه به استراحت بپردازید.  تا بتوانید دوباره 4 دوره 25 دقیقه آماده شوید.

5. نحوه سپری کردن زمان های استراحت

همانطور که گفته شد برای فعالیت ها بازه زمانی خاصی در نظر گرفته شده است و هر 25 دقیقه فعالیت نیاز به 5 دقیقه استراحت دارد و شما باید در این فرصت به کار فکر نکنید و با بلند شدن از میز کار،نوشیدن آب ،خوردن میوه و تنقلات و قدم زدن و ... انرژی را برای ادامه کار به دست آورید و باید 4دوره این 25دقیقه کار و 5دقیقه استراحت را انجام دهید و بعد از آن استراحتی 15الی 30 دقیقه ای داشته باشید.و به انجام فعالیت های آرامش بخش بپردازید تا بتوانید با انرژی مضاعف در مسیر هدف قرار گیرید.

 6. پایبند بودن به برنامه زمانی

پایبند بودن به برنامه و انجام فعالیت بر اساس زمان مشخص شده  در تکنیک پومودورو اهمیت بسیاری دارد و شما در هنگام انجام فعالیت باید عواملی که باعث عدم تمرکز شده را بشناسید و هنگام فعالیت گرفتار آن ها نشوید و این عوامل ممکن است بازی با گوشی،تلفن زدن و صحبت کردن با دوستان وبسیاری از کارهای دیگر باشد چون باعث پایین آمدن کارایی تکنیک می شوند.پس در صورت امکان کارهای متفرقه را در زمان استراحت خود انجام دهید و زمان را به درستی مدیریت کنید و خانواده و اطرافیان در جریان برنامه ریزی خود قرار دهید تا در زمان مشخص شده مزاحم فعالیت شما نشوند.